Les 4 filtres d’arbitrage

Pitch pour le facilitateur : 

Quand 2 demandes arrivent en même temps, notre premier réflexe est souvent de traiter celle qui semble la plus urgente, celle qui vient de notre manager, celle qui est la plus facile à régler… ou simplement celle qui nous tombe dessus en premier.

Je vous propose de prendre quelques secondes pour arbitrer plutôt que réagir.

À chaque fois que 2 demandes se présentent, posez-vous ces 4 questions :

1. Quel est l’impact ?
   Quelles sont les conséquences si je traite cette demande maintenant ? Et si je ne la traite pas ?
2. Quelle est l’urgence réelle ?
   Est-ce réellement urgent ou est-ce simplement présenté comme urgent ? Quel est le délai réel ? Que se passe-t-il si j’attends demain ou après-demain ?
3. Qui est le mieux placé ?
   Suis-je réellement la bonne personne pour répondre à cette demande ? Quelqu’un d’autre pourrait-il la prendre en charge, avec la même efficacité ou davantage ?
4. Qu’est-ce que je décale si je prends cette demande ?
   Si je dis oui à cette demande, qu’est-ce qui ne sera pas fait, ou sera fait plus tard ?

Et cette quatrième question est capitale.

Une priorité en chasse toujours une autre.

Dire « oui » à une nouvelle demande, c’est parfois dire « pas maintenant » à une autre tâche. L’enjeu n’est donc pas de réussir à tout faire. L’enjeu est de choisir consciemment ce que l’on fait en premier.

Pour la mise en pratique

Je vous propose de penser à une situation réelle dans laquelle vous avez actuellement plusieurs demandes ou priorités à gérer.

Prenez quelques minutes pour passer chacune de ces demandes à travers les 4 filtres.

Puis passez en revue les 4 questions

Débrief :  

1ère étape : Retour sur l’expérience

L’animateur invite les participants à partager leur réflexion.

2ème étape : Le débrief peut être complété par des questions

• Quel filtre vous a semblé le plus facile à utiliser ?
• Lequel vous a demandé le plus de réflexion ?
• Est-ce que la question de l’impact a modifié votre perception de la priorité ?
• Quelle différence faites-vous entre une urgence réelle et une urgence ressentie ?
• Est-ce facile pour vous de vous demander « qui est le mieux placé ? » avant de prendre une tâche ?
• Que se passe-t-il pour vous quand vous devez choisir ce que vous allez décaler ?
• Qu’est-ce qui vous empêche parfois de faire cet arbitrage ?
• Comment pourriez-vous utiliser ces 4 questions dans votre quotidien ?

Les + de l’activité :  

• Un outil simple et rapide à utiliser au quotidien.
• Il aide à distinguer urgence, importance et responsabilité.
• Il peut être utilisé seul ou partagé avec une équipe pour faciliter les arbitrages collectifs.